Gestione del tempo: la legge di Pareto per la tua agenda

Gestione del tempo: la legge di Pareto per la tua agenda

Gestione del tempo: la legge di Pareto per la tua agenda

Quante volte mi sono sentito ripetere: “ma Lorenzo io non ho tempo per fare marketing!” Quando nei miei corsi poi analizziamo le agende dei freelance, scopriamo che la metà dell’agenda è a basso valore, vale a dire che è impegnata in attività poco o per nulla produttive, perdite di tempo, duplicazioni.
Questo è un problema comune: il professionista deve organizzarsi ogni giorno da solo, senza avere dietro una multinazionale che ha scadenze, obiettivi e milestones, quindi se non è preparato nella gestione del tempo e delle priorità, cercherà di arrangiarsi con poco successo.
Il risultato sono professionisti che lavorano la sera o il fine settimana per portare a casa fatturati deludenti con lavori di basso livello e neanche un minuto libero per fare marketing.
Con questo esercizio, voglio farti lavorare sulla tua agenda per comprendere un principio importante:

il 20% delle tue attività produce l’80% dei risultati.

Questa è la legge di Pareto, che ha anche quindi la seguente conseguenza:

l’80% delle tue attività porta il 20% dei risultati.

Cosa significa? Significa che ad esempio il 20% dei tuoi clienti porta l’80% del fatturato, o che il 20% delle tue azioni di marketing portano l’80% dei risultati.

Questi numeri derivano dalle osservazioni di Pareto nella natura e nella sua vita e che poi sono state inserite nella legge di Pareto. Le proporzioni possono ovviamente cambiare ma il senso è che poche attività portano la maggior parte dei risultati e quindi devi proteggerle, mentre molte attività portano pochi risultati e devi quindi sostituirle, idealmente con attività ad alto valore aggiunto.

Per un professionista, la parola chiave è “pochi risultati” e tra un momento vedremo perché. Intanto analizza la tua agenda settimanale, mappando quali attività hai completato e in quanto tempo (non devi essere super-preciso) e categorizza le attività in attività del 20% (ad alto valore) e attività dell’80% (di basso valore). Come fare? Beh se hai fatto telefonate a freddo per due ore al giorno per un mese e ti ha portato un appuntamento che non è andato a buon fine, forse possiamo dire che l’attività è a basso valore e quindi o la miglioriamo (potrebbe essere che stiamo facendo qualcosa di sbagliato nella telefonata) oppure la eliminiamo a favore di attività a più alto valore aggiunto.

Ti consiglio di fare particolare attenzione a quando misuri ad esempio l’apporto di fatturato di un cliente: ti accorgerai ad esempio che ci sono clienti che ti impegnano molto tempo, ma in realtà se osservi il guadagno totale durante l’anno, non portano molto. Perché dicevo che “pochi risultati” è un elemento di cui prestare attenzione? Perché solitamente il professionista, dalla mia esperienza, non conta il tempo che ha impiegato per portare a termine un lavoro e quindi anche una fattura da mille euro non la vuole eliminare perché comunque “sono soldi”. Senza rendersi conto che magari sommando telefonate, incontri, lavorazioni, scambio di email, nuove richieste, quei mille euro sono in realtà 17 Euro l’ora, perché ci sono volute molte ore di lavorazione.

Questo è un ottimo esercizio di consapevolezza che ti aprirà gli occhi: molte persone rimangono male nel vedere quanti clienti sono in realtà di basso valore e quante attività possono eliminare. Tipicamente, in un’aula media, le persone riescono a liberare circa il 50% del tempo sull’agenda che poi riempiremo con attività ad altissimo valore aggiunto e quindi anche attività di marketing online e personal branding, che sono il futuro di ogni professionista.

Vuoi lavorare sull’organizzazione della tua agenda e la gestione del tempo? Vai al nostro corso online qui.

Sapere come organizzare la propria attività da freelance è importante per evitare lo stress e scarsi guadagni.

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